1. Hatály és szolgáltató
Ez a tájékoztató az önálló Staffarmor Executive ügy-, dokumentum- és vezetői döntéskezelő rendszerre vonatkozik. Szolgáltató: SBSA Laboratory OÜ; cégjegyzékszám: 16863186; EU-adószám: EE102684175; székhely: Harju maakond, Kuusalu vald, Pudisoo küla, Männimäe/1, 74626, Estonia. Adatvédelmi, támogatási és törlési kérelmek: office@sbsalaboratory.tech.
2. Adatkezelői szerepek
A vállalati ügyek, feltöltött dokumentumok, kapcsolattartói és ügyféladatok tekintetében az adatkezelési célokat és eszközöket meghatározó vállalat az adatkezelő. Az SBSA az ügyfél dokumentált utasításai szerint adatfeldolgozóként jár el; ennek részleteit külön adatfeldolgozási megállapodás rendezi. A bérügyvezető vagy más szolgáltató partner szerepét tényleges feladata és a vállalattal kötött megállapodása határozza meg. Az értékesítési kapcsolat önmagában nem ad hozzáférést az ügyfél dokumentumaihoz. Az SBSA saját fiókbiztonsági, üzleti kapcsolattartási, számlázási, támogatási és jogi igénykezelési céljaira önálló adatkezelő.
3. Adatok, célok és jogalapok
A rendszer kezelhet nevet, e-mail-címet, nyelvet, vállalati tagságot, szerepkört, meghívási és hozzáférési adatot; ügyeket, résztvevőket, dokumentumokat és verzióikat, határidőket, döntéseket, jóváhagyásokat, megosztásokat; előfizetési és számlázási nyilvántartást, biztonsági és auditadatokat. A vállalati tartalom jogalapját és szükségességét az adatkezelő vállalat határozza meg. Az SBSA saját adatkezelésének jogalapja a szerződés teljesítése, ahol az érintett a szerződő fél; jogi kötelezettség a kötelező nyilvántartásoknál; valamint a biztonság, kapcsolattartás és jogi igények érvényesítésének jogos érdeke. Marketing-hozzájárulást ez a tájékoztató nem kér.
4. Címzettek és infrastruktúra
A hozzáférést vállalati szerepkörök, ügyenkénti engedélyek, delegált hozzáférések és megosztási szabályok korlátozzák. A meghívó e-mail-címét és a megosztás címzettjét a kezdeményező ellenőrzi. Indokolt támogatási vagy biztonsági esetben felhatalmazott technikai munkatárs is hozzáférhet a szükséges adatokhoz. Az infrastruktúrában Hosting.com tárhely és Backblaze B2 dokumentumtárolás vesz részt; e-mail-kézbesítési és biztonsági szolgáltatók is közreműködhetnek. Az aktuális al-adatfeldolgozói és régióadatok az SBSA-tól kérhetők. EGT-n kívüli adattovábbításhoz megfelelő uniós jogalap és garanciák szükségesek; ezekről és másolatuk eléréséről a fenti elérhetőségen adunk tájékoztatást.
5. Megőrzés és megszűnés
A vállalati dokumentumok megőrzését az adatkezelő vállalat alkalmazandó jogszabályai és dokumentált utasításai határozzák meg. A saját fiók-, támogatási és biztonsági adatokat a célhoz szükséges ideig, a vitás ügyeket azok rendezéséig és az alkalmazandó igényérvényesítési idő végéig őrizzük; a kötelező üzleti nyilvántartásokra a jogszabályi határidők irányadók. Az elfogadási bizonyítékot a használati jogviszony és az ahhoz kapcsolódó jogi igények igazolásához szükséges ideig őrizzük. A hozzáférés felfüggesztése nem azonos az adattörléssel. Visszaadás, export, törlés és biztonsági mentések kifutása a szerződés és a jogszerű ügyfélutasítás szerint történik.
6. Érintetti jogok
Az alkalmazandó feltételekkel kérhető hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás és adathordozhatóság, illetve tiltakozás a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Vállalati tartalom ügyében elsődlegesen az adatkezelő vállalathoz, az SBSA saját adatkezelése ügyében a fenti e-mail-címhez forduljon. Főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk; jogszerű hosszabbításról tájékoztatást adunk. Panasz tehető a lakóhely, munkahely vagy feltételezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatóságnál, illetve az észt Andmekaitse Inspektsioon hatóságnál (aki.ee).
7. Biztonság és döntések
A rendszer titkosított kapcsolatot, elkülönített vállalati környezetet, szerepköröket, visszavonható hozzáféréseket és auditnyilvántartást alkalmaz. Az ügyek figyelmeztetései és állapotai döntéstámogatást adnak; önmagukban nem jelentenek pályázati, finanszírozási vagy jogi döntést. Csak a szükséges személyes adatokat töltse fel; különleges vagy büntetőjogi adat feltöltése előtt az adatkezelő köteles igazolni a megfelelő jogalapot és védelmet.
8. Helyi tárolás és tudomásulvétel
A böngésző szükséges munkamenet- és nyelvi adatokat tárolhat. Ez az elfogadási folyamat nem engedélyez marketinget vagy analitikai követést. Az Executive külön rögzíti a felhasználó azonosítóját, a dokumentumcsomag verzióját, nyelvét, a két dokumentum SHA-256 lenyomatát, a szerveroldali időpontot és a munkamenet azonosítóját. A tájékoztató megismerésének jelzése nem általános adatkezelési hozzájárulás. A fiók létrehozásához és e képernyő megjelenítéséhez szükséges adatkezelés ezt megelőzően is történik; a dokumentum belépés előtt is elérhető.